i co to tak właściwie są te „zasoby”?

„Zasobów w projekcie jest zbyt mało” – słyszymy od kierowników projektów podczas tzw. badania dojrzałości projektowej organizacji. Czy rzeczywiście tak jest? Jak pozyskać zasoby do projektu? Kolejne kroki i pogłębianie analizy pokazuje, że w dwóch na trzy badane organizacje problem zaczyna się od niewłaściwego KONTRAKTOWANIA ZASOBÓW. Bez nich nawet najlepiej zaplanowany projekt, z najlepiej przygotowanym Kierownikiem Projektu, nic nie osiągnie.

Jakich zasoby są potrzebne są w projekcie:

1. Zasoby ludzkie Zasobem ludzkim jest zarówno Zespół Zarządzania Projektem jak i osoby pracujące na rzecz projektu (specjaliści), które nie uczestniczą w zarządzaniu. Praca osób zaangażowanych w projekt przekłada się na najważniejszą wartość dla Kierownika Projektu – produkty, spełniające kryteria jakości, które ostatecznie zaakceptuje klient (zewnętrzny lub wewnętrzny(=).
   Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę planując wykorzystanie zasobów ludzkich:
   1. Kompetencje zasobów. Należy poszukiwać nie osób do projektu, ale odpowiednich kompetencji, na które składają się wiedza o tym jak daną pracę wykonać oraz umiejętności jej wykonania. Chociaż brzmi to kontrowersyjnie z punktu widzenia Kierownika Projektu nie powinno być istotne czy daną pracę wykona Anna czy Krzysztof jeśli produkt przez nich dostarczony będzie terminowo i będzie spełniał kryteria jakości.
   2. Motywację. Motywacja danej osoby do pracy w projekcie jest istotnym czynnikiem, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z osobą, od której w projekcie wiele zależy. Mimo, że wspomniani wyżej Anna i Krzysztof posiadają podobne kompetencje bywa tak, że Kierownik Projektu preferuje pracę z jedną z nich np. dlatego, że się znają i dobrze rozumieją, ufają sobie. Jeśli uda się ją pozyskać do projektu to świetnie, jeśli nie – Kierownik Projektu musi zadbać o motywację osoby, która ją zastąpi.
      Jak motywować? Na motywację wpływa wiele czynników, z których można wymienić czynniki osobiste, wsparcie przełożonego, aktualne obciążenie obowiązkami, motywację finansową, osobiste relacje z Kierownikiem Projektu, nastawienie do przedmiotu projektu. Już samo zaproszenie do projektu, wyjaśnienie roli danej osoby, otwarta komunikacja i docenianie wysiłków są bardzo dobrymi narzędziami motywacji w dyspozycji Kierownika Projektu.
      Wsparcie przełożonego i uwolnienie czasu dla tego konkretnie projektu dodatkowo je wzmacnia.
      Motywacja finansowa tak, ale tylko wtedy kiedy zasady jej wykorzystania są jasne i sprawiedliwe, a zależą od wysiłków oraz realizacji celów. W wielu projektach nie wykorzystuje się tego narzędzia, bo niewłaściwie użyte np. nadmierna uznaniowość lub brak powiązania z celami czyni je przeciw skutecznym.
   3. Dostępność. Kompetencje i motywacje nie wystarczą jeśli dana osoba (zasób ludzki) nie ma możliwości wykonania pracy, bo jest zajęta innymi obowiązkami wynikającymi z codziennych zadań lub udziału w innych projektach. Kierownik Projektu nie tylko powinien wskazać jakie zasoby, kiedy i w jakim celu potrzebuje, ale potwierdzić u przełożonych, że ich zaangażowanie będzie możliwe.
      Mimo istniejących złych praktyk w wielu organizacjach Kierownik Projektu nie jest uprawniony do organizacji zasobów.
2. Zasoby finansowe. To wydzielona kwota pieniężna potrzebna na pokrycie kosztów projektu. Żaden z projektów nie może rozpocząć się bez wskazania jak będzie finansowany. Zasoby finansowe pokrywają zakup towarów lub usług niezbędnych do przeprowadzenia projektu. Kierownik Projektu jest zobowiązany do zaplanowania wydatków, monitorowaniem ich wydawania oraz nadzoru nad przeprowadzeniem procesu wyboru dostawców.
   Są projekty, w których głównym kosztem jest praca ludzka. Można zrezygnować w nich z szacowania budżetu w jednostkach finansowych i zastąpić go dniami lub godzinami pracy. Błędem jest jednak nie szacowanie pracochłonności w ogóle, ponieważ decyzje dotyczące innych parametrów projektu takich jak zmiana zakresu, podwyższenie jakości czy skrócenie harmonogramu zawsze skutkuje zmianą budżetu, nawet jeśli wyrażony on jest tylko w liczbie dni.
3. Zasoby materialne. Projekt korzysta z infrastruktury firmy takiej jak biura, sieci komputerowe, stacje robocze, serwery i przestrzeń dyskowa, materiały biurowe, urządzenia multimedialne, środki transportu, laboratoria etc. Rolą Kierownika Projektu jest zaplanowanie wykorzystania tych zasobów i poprzez współpracę z władzami strategicznymi ich pozyskanie.
4. Zasoby informacyjne. Projekty mogą wymagać dostępu do danych np. baz danych. Rolą Kierownika Projektu jest zaplanowanie jakie dane, kiedy, w jakiej formie i komu będą potrzebne oraz zapewnienie dostępów odpowiednim osobom.

Dobre praktyki

1. Potwierdź z osobą, którą chcesz zaangażować w projekt, że jest dostępna w danym terminie i może i chce się zaangażować.
2. Zanim poprosisz o zasoby zaplanuj precyzyjnie do czego i kiedy będziesz potrzebować pracy danej osoby.
3. Uzgodnij (osobiście lub przez władze strategiczne w projekcie) z przełożonym danej osoby, że będzie mogła pracować w Twoim projekcie
4. Opisz precyzyjnie zapotrzebowanie na zasoby w Karcie Projektu