czy trzeba o nim rozmawiać i czy warto nim zarządzać?

W każdym projekcie pojawia się niepewność, coś co może przeszkodzić nam w dążeniu do osiągnięcia naszego celu. Chcąc rozmawiać o tej niepewności, czyli o tym czym jest ryzyko w projekcie dobrze by było zacząć od jego definicji, tak byśmy rozumieli je tak samo. Czym zatem jest ryzyko?

Ryzyko to przyszłe, niepewne zdarzenie, które może mieć wpływ na cele naszego projektu

Ryzyko w projekcie – czy trzeba o nim rozmawiać?

Dla kierownika projektu, jednym z kluczowych obowiązków jest identyfikacja i zarządzanie potencjalnym ryzykiem w projekcie. Jeżeli wydaje się nam, że projekt w który jesteśmy zaangażowani jest wolny od ryzyka, to prawdopodobnie są jakieś aspekty tego projektu, których nie wzięliśmy pod uwagę. Warto w tym celu zorganizować warsztaty z zespołem projektowym, podczas których wspólnie zastanowicie się nad tym, jakimi niepewnościami obciążony jest wasz projekt.

Nie ulega więc wątpliwości, że o ryzyku rozmawiać trzeba. Jak jednak robić to skutecznie?

Istnieją różne sposoby na zarządzanie z ryzykiem. Jedno  z popularnych podejść przedstawia poniższy schemat:

Jakie warto podjąć kroku planując działania związane z zarządzaniem ryzykiem?

• Identyfikowanie ryzyka – to pierwszy krok, który należy wykonać, żeby wiedzieć z jakimi potencjalnymi zagrożeniami możemy mieć do czynienia. Dyskusja na temat ryzyka pozwoli na identyfikację potencjalnych problemów, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Jest wiele technik, dzięki którym możemy identyfikować ryzyka: przede wszystkim warto przyjrzeć się doświadczeniom z innych realizacji z jakimi mieliśmy do czynienia, przejrzeć istniejące listy ryzyk czy przeprowadzić burzę mózgów w szerszym gronie osób zaangażowanych. Identyfikuj ryzyko już na wczesnym etapie planowania projektu. Jest to czas na zastanowienie się nad tym, co może pójść nie tak i na wprowadzenie strategii zapobiegających lub łagodzących te ryzyka.
• Ocena ryzyka – ważnym jest, żeby uświadomić sobie, że nie każde ryzyko będzie tak samo istotne z punktu widzenia celów naszego projektu. Oceniając zidentyfikowane ryzyka, musimy odpowiedzieć sobie przede wszystkim na dwa pytania: jak duże jest prawdopodobieństwo, że dane ryzyko się zmaterializuje? Jeśli ryzyko się zmaterializuje to jak duży będzie jego wpływ na cel naszego projektu? Warto zastanowić się też kiedy dane ryzyko może wystąpić (tzw. Bliskość ryzyka) – inaczej będziemy zarządzać ryzykami, które mogą wystąpić już na etapie szczegółowego planowania projektu a inaczej tymi, które będą miały potencjalny wpływ dopiero na korzyści płynące ze zrealizowania danego projektu.
• Planowanie zarządzania ryzykiem – gdy mamy już wstępnie ocenione ryzyka można opracować strategie zarządzania nimi. To oznacza rozważenie, jakie działania podjąć, aby zmniejszyć ryzyko lub jakie kroki podjąć w przypadku, gdy dane ryzyko się zmaterializuje.
• Wdrożenie, monitorowanie i komunikacja – jak już zdecydujemy jaki plan wdrożyć, potrzebujemy wyznaczyć osobę, która będzie za to odpowiadać. Nie mniej ważnym jest monitorowanie działań na które się zdecydowaliśmy oraz komunikacja na każdym etapie naszego projektu.

Ryzyko w projekcie – czy warto nim zarządzać?

Nie da się ukryć, że zarządzanie ryzykiem niesie za sobą koszty. Niestety nie zarządzanie nim zwykle kosztuje znacznie więcej. Warto zatem zarządzać ryzykiem a jako strategię zarządzania ryzykiem rozumieć poszukiwanie kompromisu.

A konkretniej dlaczego warto tym ryzykiem zarządzać?

• Optymalizacja zasobów – zrozumienie ryzyka pozwala na lepsze zarządzanie zasobami projektu. Można skoncentrować się na obszarach o większym ryzyku luz zarezerwować dodatkowe zasoby w razie potrzeby.
• Zwiększenie świadomości w zespole – kiedy zespół projektowy jest świadomy ryzyka wówczas jest bardziej zaangażowany i gotowy do reagowania na problemu. To może poprawić jakość pracy i skuteczność projektu
• Kontrola postępu projektu – monitorowanie ryzyka pozwala na śledzenie postępu projektu i szybkie reagowanie na zmiany lub problemy, które mogą wpłynąć na harmonogram lub koszty
• Zapobieganie katastrofom – nieuwzględnienie ryzyka może prowadzić do poważnych problemów, które mogą zahamować lub całkowicie uniemożliwić zakończenie projektu z sukcesem. Rozmawianie o ryzyku pozwala unikać tych katastrof.
• Zwiększenie przejrzystości – transparentne podejście do zarządzania ryzykiem może budować zaufanie wśród interesariuszy projektu, w tym klientów i sponsorów
• Udoskonalanie procesów – analiza ryzyka może prowadzić do udoskonalenia procesów projektowych, dzięki czemu można będzie uniknąć wielu problemów w przyszłych projektach.

Warto pamiętać, że zarządzanie ryzykiem to nie jest jednorazowa czynność na początku projektu. To proces ciągły, który wymaga regularnego monitorowania i aktualizacji w miarę postępu projektu. Ryzyko może (i powinien!) zgłosić każdy (nie tylko członkowie zespołu projektowego) na każdym etapie projektu. Warto również sporządzać raporty na temat ryzyka i w razie konieczności informować interesariuszy o aktualnym stanie rzeczy.

Chyba nikt już nie ma wątpliwości, że ryzyko projektowe jest nieodłącznym elementem każdego projektu. Skuteczne zarządzanie ryzykiem może pomóc w minimalizacji negatywnego wpływu ryzyk na projekt oraz zwiększyć szanse na osiągnięcie sukcesu. Dlatego jest to bardzo ważny obszar, który należy uwzględnić we wszystkich fazach projektu.

Na koniec mamy dla Was do pobrania przydatny dokument.

Już na etapie identyfikacji warto stworzyć rejestr ryzyk dla naszego projektu. To w jakiej formie będziemy chcieli go prezentować zależy tylko od nas. W załączniku znajdziecie prosty szablon takiego rejestru (plik excel). TUTAJ POBIERZ PLIK i pamiętaj, że warto go przejrzeć i zmodyfikować jego skalę na potrzeby swojego projektu. Powodzenia!

Jeżeli zainteresował Cię temat ryzyka, zachęcamy do wzięcia udziału w naszych otwartych szkoleniach z tego zakresu. Szczegóły oraz najbliższe terminy znajdziesz na naszej stronie.

Spodobał Ci się nasz artykuł? Będzie nam miło jeśli udostępnisz go w swoim środowisku!

Zapraszamy również na nasz kanał na LinkedIn gdzie dzielimy się wiedzą z różnych obszarów naszej działalności.