Bezpośrednim celem wdrożenia jest zapewnienie bezpieczeństwa i kontroli realizowanych projektów, bezpieczeństwa rozumianego jako dostarczenia produktu końcowego projektu w wymaganym terminie, w ramach wyznaczonego budżetu oraz spełniającego założone kryteria jakości.

PLAN WDROŻENIA

ETAP 1 – DEDYKOWANE SZKOLENIE Z ZAKRESU ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Efektywne wdrożenie metodyki Zarządzania Projektami w organizacji przebiega w kilku etapach. 

• Rozpoczęcie usługi jest poprzedzone badaniem potrzeb grupy szkoleniowej (ankietowym oraz telefonicznym) oraz rozmową z osobą odpowiedzialną za projekt wdrożenia w organizacji. Na podstawie badania i wywiadów przygotowywany jest dedykowany program szkolenia
• Uczestnicy szkolenia wypełniają pre i posttesty, które służą ocenie, jak podniosły się kompetencje i wiedza z omawianego zakresu wskutek uczestnictwa w programie szkoleniowym
• Program szkolenia dostosowywany jest do potrzeb organizacji, opracowywane jest również case study, które opisuje sytuację zbliżoną do sytuacji biznesowych, z którymi do czynienia mają uczestnicy kursu. Praca na jednym case study pozwala zrozumieć jak nabywana wiedza i umiejętności mogą być zastosowane w rzeczywistych sytuacjach
• Uczestnicy szkolenia otrzymują materiały szkoleniowe oraz wszelkie niezbędne podczas kursu pomoce
• Usługę szkoleniową zamyka raport po szkoleniowy zawierający ewaluację efektów szkolenia oraz rekomendacje rozwojowe dla uczestników, jak również rekomendacje dotyczące zakresu dostosowania metodyki (etap 2) 

REZULTATY DZIAŁAŃ W ETAPIE 1: 

1. Zbudowanie odpowiedniej świadomości projektowej w zespole projektowym w zakresie możliwości metodyki, zasad i zakresu jej stosowania, korzyści i zagrożeń związanych z jej wykorzystaniem. 

2. Zalecenia dotyczące zakresu dostosowania metodyki do warunków projektów Zamawiającego, zagregowane w formie raportu. 

3. Przygotowanie uczestników zajęć do świadomego i aktywnego uczestniczenia w projekcie wdrożenia metodyki w organizacji. Ograniczenie braku zaangażowania wynikającego z obawy przed nieznanym. 

ETAP 2 – DOSTOSOWANIE METODYKI PRINCE2^® DO WARUNKÓW PROJEKTÓW

Jednym z najistotniejszych elementów metodyki PRINCE2® pozwalającym na jej optymalne wykorzystanie jest zasada dostosowania do warunków projektu. Dostosowanie zapewnia, że poszczególne elementy (procesy i tematy) metodyki są stosowane w sposób optymalny, działania zarządcze są racjonalne, a standardy zarządzania projektami są zgodne z przyjętymi i funkcjonującymi w organizacji standardami i zasadami, np. wdrożonym systemem zarządzania jakością opartym o normy ISO 9001, specyficznymi uwarunkowaniami branżowymi, technologicznymi czy środowiskowymi, czy też stosowanymi przez zespół projektowy narzędziami informatycznymi. 

Dostosowanie metodyki do warunków projektów jest realizowane w następujących krokach: 

WARSZTAT STRATEGICZNY 

W oparciu o przeprowadzoną w Etapie 1 analizę organizacji zostają przygotowane i przeprowadzone warsztaty strategiczne z Zamawiającym, w wyniku których zostaje określony i zaakceptowany zakres dostosowania metodyki oraz jego rezultaty.

Podczas warsztatów, zgodnie z zasadami metodyki mówiącymi o korzystaniu z doświadczeń oraz dostosowaniu do warunków projektu, zostaje przeprowadzona analiza środowiska projektów realizowanych przez Zamawiającego i określenie standardów zarządczych między innymi w zakresie: 

• Sposobu budowy Uzasadnienia biznesowego
• Sposobu i zasad konstruowania Zespołu Zarządzania Projektem
• Narzędzi i technik planistycznych
• Sposobu i zakresu dokumentowania i raportowania w projekcie

Podczas warsztatów zostają również określone istotne elementy dostosowania, które powinny zostać uwzględnione podczas analizy i optymalizacji procesów zarządczych. 

ANALIZA I OPTYMALIZACJA PROCESÓW ZARZĄDCZYCH 

W oparciu o ustalony podczas warsztatów zakres dostosowania metodyki zostaje przeprowadzona analiza i optymalizacja procesów związanych z zarządzaniem projektami. Analiza realizowana jest uwzględniając: 

• Istniejące normy i procedury stosowane przez Zamawiającego (np. System Zarządzania Jakością oparty o normę ISO 9001); 
• Wywiady i warsztaty z zespołem projektowym; 

Rezultatem analizy i optymalizacji są określone procesy, procedury i zasady postępowania, gotowe do zastosowania w projektach Zamawiającego zagregowane w formie raportu. 

ZASTOSOWANIE METODYKI W PROJEKTACH ZAMAWIAJĄCEGO 

Wypracowane standardy i zasady zarządzania projektami zostają zastosowane w dwóch projektach wskazanych przez Zamawiającego. W oparciu o przyjętą metodykę zostają przeprowadzone warsztaty z zespołem projektowym, których rezultatem jest: 

• Budowa zespołów zarządzania projektem z imiennym wskazaniem ról o określonych w metodyce kompetencjach i odpowiedzialności; 
• Stworzenie ogólnych planów projektów z określeniem ich etapów, punktów kontrolnych, zasad komunikacji, zasad kontroli jakości i innych określonych w metodyce elementów; 

• Szczegółowe zaplanowanie bieżącego etapu zarządczego ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych prac realizacyjnych;  

REZULTATY DZIAŁAŃ W ETAPIE 2 

1. Dostosowana metodyka PRINCE2® to charakteru prowadzonych przez Zamawiającego projektów z zachowaniem zgodności z przyjętymi w organizacji Zamawiającego standardami
2. Zainicjowane dwa wskazane przez Zamawiającego projekty na poziomie umożliwiającym zarządzanie nimi, czyli:
   • Zlecanie, realizację i monitorowanie zaplanowanych prac
   • Kontrole jakości wykonanych prac
   • Reagowanie na  odchylenia od planów
   • Kontrole zmian i zagadnień projektowych
   • Kontrolę projektu na poziomie operacyjnym i strategicznym

ETAP 3 – WSPARCIE PROJEKTÓW ZAMAWIAJĄCEGO 

Wypracowane standardy zarządzania projektami zostają zastosowane w dwóch wskazanych przez Zamawiającego projektach. 

W zależności od zidentyfikowanych potrzeb zespół konsultantów może uczestniczyć w realizowanych przez Zamawiającego przedsięwzięciach w dwóch obszarach: 

NADZÓR PROJEKTU 

Sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad realizowaną inwestycją poprzez zapewnienie wymaganego poziomu kontroli i bezpieczeństwa projektu. Nadzór projektu obejmuje obszary związane z kontrolą: 

• Budowy optymalnego z punktu widzenia powodzenia przedsięwzięcia Zespołu Zarządzania Projektem 
• Stosowaniem  standardów i zasad zarządzania projektem
• Ogólnym planowaniem projektu
• Planowaniem etapów projektu
• Analizą i redukcją ryzyka
• Bieżącym monitorowaniem postępu prac 
• Podsumowaniem okresów zarządczych i sprawozdawczych  
• Wsparcia technik analizy wymagań użytkownika i modelowania procesów biznesowych 
• Raportowanie postępów prac i stanu projektu zgodnie z przyjętymi w projekcie zasadami
• Rekomendowanych przez Kierownika Projektu zmian w projekcie (rola Obsługi Zmian);

Nadzór projektu nie wykonuje prac planistycznych i analitycznych, lecz opiniuje i odbiera produkty zarządcze wykonane przez Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego.

WSPARCIE PROJEKTU 

Usługa wsparcia projektu polega na pomocy Kierownikowi Projektu ze strony Zamawiającego podczas operacyjnego zarządzania projektem. Wsparcie projektu obejmuje: 

• Wsparcie planistyczne w zakresie:
  • Planowania projektu
  • Planowania etapów projektu
  • Analizy i redukcji ryzyka
• Wsparcie operacyjne w zakresie:
  • Zlecania prac zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem
  • Bieżącego monitorowania projektu
  • Raportowania postępów prac w projekcie
• Zarządzania kryzysowego
• Analizy i opiniowania zmian w projekcie (rola Obsługi Zmian)

Wsparcie projektu wykonuje prace zlecone przez Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego. 

Zaangażowanie zespołu konsultantów w metodyczną realizację projektów gwarantuje optymalne zastosowanie elementów metodyki, pozwala na jej dalszy rozwój, ułatwia trwałą zmianę sposobu zarządzania projektami w organizacji Zamawiającego w oparciu o ustalone standardy i zasady. 

REZULTATY DZIAŁAŃ W ETAPIE 3: 

1. Bieżąca kontrola realizacji dwóch projektów Zamawiającego
2. Rekomendacje dotyczące standaryzacji metodyki zarządzania projektami w organizacji Zamawiającego

Przedstawiony opis usługi jest naszą propozycją. W zależności od Państwa potrzeb będziemy go modyfikować, aby jak najlepiej spełnić Państwa potrzeby. 

Zapraszamy do kontaktu 

Zapytaj o szczegóły

Sylwia Semow

biuro@grupapm.com.pl