Najcenniejszym zasobem w każdej organizacji są ludzie i ich wiedza i umiejętności, wynikające z wykształcenia i doświadczenia. To know how pozwala realizować coraz to nowe przedsięwzięcia. Lessons learnt to gromadzenie i dzielenie się informacją nt. realizowany projektów, dobrych praktyk, które warto zastosować i błędów, których można uniknąć jest więc kluczową umiejętnością nowoczesnych organizacji. Projektowa zasada „korzystania z doświadczeń” mówi, że doświadczeniami zarządzamy przed projektem, w trakcie projektu i podczas jego kończenia.
- Przed projektem: Zanim zaczniesz projekt sprawdź, czy nie realizowano innych, podobnych przedsięwzięć. Tam na pewno pojawiły się doświadczenia, z których możesz skorzystać. Kierownik Projektu na wstępie projektu powinien więc skierować się do Biura Zarządzania Projektami (PMO) z prośbą o udostępnienie repozytoriów podobnych projektów i przekazanie kontaktów do osób je realizujących. Jeśli w organizacji nie ma powołanego Biura należy skierować się bezpośrednio do zarządzających poprzednimi projektami.
W ramach gromadzenia doświadczeń można skorzystać ze źródeł dostępnych w domenie publicznej (strony WWW, opracowania, książki) lub zaprosić do pomocy w definiowaniu i planowaniu projektu ekspertów zewnętrznych - W trakcie: jeśli sam realizujesz projekt zadbaj, aby inni mogli się czegoś nauczyć na Twoich doświadczeniach w ramach projektu lub w przyszłości. W prawidłowo zarządzanym projekcie dokumentacja projektowa jest gromadzona na bieżąco i jest cennym źródłem informacji przydatnych nie tylko w tym projekcie ale i innych realizowanych w organizacji. Doświadczenia na bieżąco są rejestrowane w Dzienniku Doświadczeń.
Przegląd nabytych doświadczeń jest nieodłącznym działaniem w trakcie przeglądu statusu projektu i raportowania okresowego. Natomiast jeśli zdarzy się coś ważnego co wymaga natychmiastowego przekazania do organizacji – np. problemy finansowe ważnego dostawcy – należy to zrobić w formie raportu nadzwyczajnego. Z tego doświadczenia będą mogły skorzystać inne działy organizacji lub inni kierownicy projektów. - Zamykanie projektu: przed ostatecznym zamknięciem projektu dokonaj ewaluacji projektu. Równie istotne jest przeprowadzenie Ewaluacji Projektu pod koniec projektu.
Ewaluacja projektu (podwaliny pod lessons learnt)
Proces ewaluacji powinien obejmować:
- Analizę dokumentacji projektowej
- Rozmowę z kluczowymi interesariuszami projektu np:
- Władzami strategicznymi w projekcie
- Dostawcami
- Kierownikami lub liderami Zespołów
- Specjalistami
- Badanie ankietowe wśród osób zaangażowanych (krótka ankieta o tym co działało dobrze, co można poprawić)
- Zestawienie informacji w formie prezentacji (jest to przykład dobrej praktyki)
- Spotkanie zespołu – omówienie wniosków, w szczególności sukcesów (omówione szerzej poniżej).
- Zebranie wniosków w formie notatki poewaluacyjnej lub raportu końcowego projektu zawierającego raport doświadczeń i umieszczenie w repozytorium projektu przejmowanego na tym etapie przez Biuro Zarządzania Projektami lub jednostki merytoryczne.
Obecni
Spotkanie – prezentacja wniosków ewaluacyjnych
- Gospodarzem spotkania jest Kierownik Projektu
- W spotkaniu powinni uczestniczyć kluczowi interesariusze, w tym:
- Władze strategiczne – rekomendacja – w pełnym składzie, również osoby z nadzoru
- Dla ważniejszych projektów przedstawiciele Zarządu/Komitetu Inwestycyjnego/Rady Portfela
- Kierownicy Zespołów i kluczowi Specjaliści
- Przedstawiciele kluczowych dostawców
- Specjaliści z PMO
Agenda
Spotkanie powinno trwać od 1,5 h do 3 h
- Otwarcie, przedstawienie celów spotkania i uczestników
- Cele projektu – stopień realizacji, dobre praktyki i doświadczenia
- Harmonogram projektu i jego kamienie milowe
- Zespół projektowy, komunikacja i interesariusze projektu
- Zmiana i zarządzanie zmianą w projekcie
- Ryzyka projektowe
- Zalecenia następcze dla projektu
- Dyskusja, wnioski do rejestru doświadczeń dla przyszłych projektów
Przebieg spotkania:
- Spotkanie otwiera Sponsor/Właściciel Projektu. Dokonuje analizy celów projektu (plan vs. wykonanie). Wskazuje kluczowe kamienie milowe oraz ocenia (docenia) pracę zespołu, a także przedstawia główny cel spotkania – dokonanie ewaluacji i zgromadzenie dobrych praktyk, które mogą zostać wykorzystane w przyszłości.
- Kierownik Projektu dokonuje analizy szczegółowej projektu wg. punktów agendy.
- Dyskusja i podsumowanie przez wszystkich uczestników.
Po spotkaniu
Zamknięciem procesu ewaluacji jest notatka, która podsumowuje i zbiera dobre praktyki merytoryczne i metodyczne.
Notatkę sporządza wsparcie Kierownika Projektu np. Specjalista z PMO lub Kierownik Projektu. Notatka wraz z prezentacją dot. ewaluacji powinna zostać umieszczona w repozytorium danego projektu i służyć rozwojowi metodyki oraz przekazaniu doświadczeń dla organizacji oraz następnych projektów.
Dobre praktyki
- Poinformowanie interesariuszy nt. celu i sposobu przeprowadzenia ewaluacji, tak aby zapewnić sprawną, szczerą i celową informacją.
- Wykonanie wstępnej analizy dokumentacji projektowej i metod zarządzania projektem przez kierownika projektu w sposób usystematyzowany w oparciu o pytania z listy kontrolnej. Dla każdego z pytań kierownik projektu powinien odpowiedzieć na następujące pytania:
- Czy dany element występował w projekcie?
- Jeśli tak to czy był stosowany właściwie?
- Jeśli nie czy rezygnacja była właściwą decyzją i jakie przyniosła skutki?
- Czy stosowanie danego elementu było pomocny w utrzymaniu kontroli nad parametrami projektu takim jak czas, budżet, zakres, jakość, korzyści i ryzyko?