Proces to seria kroków lub działań podejmowanych w celu osiągnięcia określonego celu. Jest to metodyczny sposób wykonywania zadania od początku do końca. Procesy mogą być wykorzystywane do realizacji wielu różnych zadań w różnych warunkach, od świata biznesu, przez produkcję, po życie codzienne. 

Proces składa się zazwyczaj z czterech głównych elementów: wejść, wyjść, zasobów i działań.

Wejścia to materiały, dane lub informacje, które są wykorzystywane do stworzenia pożądanych wyników. Wyniki (wyjścia)są rezultatami procesu i mogą być materialne lub niematerialne. Zasoby to materiały i pracownicy potrzebni do wykonania niezbędnych czynności. Działania to czynności, które muszą być podjęte, aby zakończyć proces. 

Procesy zapewniają zorganizowane i uporządkowane podejście do realizacji zadań. Mogą pomóc zmaksymalizować wydajność, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić wysoką jakość wyników. Postępując zgodnie z dobrze zdefiniowanym procesem, pracownicy mogą lepiej zrozumieć swoje role i obowiązki oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy. 

Oto przykład prostego procesu „Zatwierdzenie pożyczki” w notacji BPMN: 

Zdarzenie początkowe: Proces rozpoczyna się w momencie złożenia wniosku o pożyczkę. 

Weryfikacja zdolności kredytowej: Pracownik banku sprawdza kwalifikowalność wnioskodawcy na podstawie jego wyniku kredytowego, dochodu i innych czynników. 

Bramka wykluczająca: Jeśli wnioskodawca jest uprawniony, proces kontynuuje się do następnego kroku. Jeśli nie, proces kończy się i pożyczka zostaje odrzucona. 

Szczegółowy przegląd wniosku o pożyczkę: Pracownik banku przegląda wniosek kredytowy wnioskodawcy w sposób bardziej szczegółowy. 

Zatwierdzenie/odrzucenie: Pracownik banku zatwierdza lub odrzuca wniosek o pożyczkę. 

Zdarzenie końcowe: Proces kończy się, gdy wniosek o pożyczkę zostanie zatwierdzony lub odrzucony. 

Ten przykład jest prostą reprezentacją tego, jak proces zatwierdzania pożyczki może być modelowany w BPMN. Kształty użyte w diagramie reprezentują różne rodzaje przepływu procesu, takie jak zdarzenie początkowe, zdarzenie końcowe, zadanie, bramka itp. Strzałki reprezentują przepływ procesu od jednego kroku do następnego.  

Podejście procesowe to system pracy, który koncentruje się na procesie realizacji zadania, a nie na efekcie końcowym. Polega na rozbiciu zadania na mniejsze i bardziej wykonalne kroki, co pozwala na wydajną i produktywną pracę. Takie podejście jest korzystne, ponieważ minimalizuje marnotrawstwo i nieefektywność, a jednocześnie maksymalizuje wydajność i produktywność. 

Stosowanie podejścia zorientowanego na proces może pomóc zmaksymalizować wydajność, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić wysoką jakość wyników. Postępując zgodnie z dobrze zdefiniowanym procesem, pracownicy mogą lepiej zrozumieć swoje role i obowiązki oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Może to również pomóc w usprawnieniu komunikacji między zespołami, jak również stworzyć poczucie odpowiedzialności za wyniki. 

To czy organizacja stosuje podejście procesowe możemy określić. Jedna firma może stosować podejście procesowe w części swoich zadań, druga we wszystkich na wysokim poziomie, a trzecia może nie mieć żadnego procesu. Wszystko to określa na jakim poziomie dojrzałości procesowej jest organizacja.

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak zwiększyć efektywność swoich operacji biznesowych? Odpowiedzią jest dojrzałość procesowa. Jest to proces ciągłego doskonalenia i poprawy procesów w celu uzyskania maksymalnej wydajności, oszczędności kosztów i zadowolenia klienta.  

Osiągnięcie dojrzałości procesowej jest kluczowym aspektem każdego udanego biznesu. Wiąże się to z ciągłą oceną i doskonaleniem procesów w celu zwiększenia wydajności, redukcji błędów i ostatecznie osiągnięcia lepszych wyników. Niezależnie od tego, czy chodzi o usprawnienie operacji wewnętrznych czy optymalizację interakcji z klientami, dojrzałe procesy prowadzą do zwiększenia produktywności i rentowności organizacji. Poświęć czas na ocenę swoich obecnych procesów i zidentyfikuj obszary wymagające poprawy. Podróż do dojrzałości procesowej może nie być łatwa, ale nagrody są tego warte. 

Istnieją trzy główne sposoby na zwiększenie dojrzałości procesowej. 

Automatyzacja jest kluczowym krokiem do osiągnięcia wyższej dojrzałości procesowej. Automatyzacja pomaga zredukować wysiłek manualny, błędy i niedokładności oraz czas potrzebny do wykonania zadań. Dzięki zastosowaniu automatyzacji, procesy mogą być usprawnione, co zmniejsza całkowity czas potrzebny do wykonania procesu i poprawia dokładność. 

Standaryzacja to kolejny sposób na osiągnięcie wyższej dojrzałości procesowej. Gdy procesy są standaryzowane, zapewnia to, że za każdym razem wykonywane są te same kroki, co ułatwia zespołom zrozumienie i przestrzeganie procesu. Standaryzacja pomaga również zmniejszyć ryzyko błędów i zwiększa efektywność poprzez zapewnienie, że wszystkie zadania są wykonywane w ten sam sposób za każdym razem. 

Dokumentacja to ostatni krok do zwiększenia dojrzałości procesów. Dokumentacja pomaga uczynić procesy łatwiejszymi do zrozumienia i śledzenia. Zapewnia również, że procesy są konsekwentnie przestrzegane, a wszelkie zmiany są dokumentowane i komunikowane wszystkim interesariuszom. 

Dojrzałość procesowa organizacji jest ważnym pojęciem dla przedsiębiorstw, które należy zrozumieć. Jest to stopień, w jakim procesy są sformalizowane i zaawansowane w organizacji, i może mieć dramatyczny wpływ na jej wyniki. W tym poście omówimy, jak mierzyć i analizować dojrzałość procesową organizacji. 

Zrozumienie dojrzałości procesowej 

Pierwszym krokiem w badaniu dojrzałości procesowej jest zrozumienie, co ona oznacza. Dojrzałość procesowa jest miarą standaryzacji, optymalizacji i automatyzacji procesów w organizacji. Jest to szerokie pojęcie i może być podzielone na cztery odrębne poziomy. 

Poziomy dojrzałości procesowej 

Cztery poziomy dojrzałości procesów to: początkowy (Initial), zarządzany (Managed), zdefiniowany (Defined) i zoptymalizowany (Optimised). Na poziomie początkowym procesy są doraźne i brak im standaryzacji. Na poziomie zarządzanym procesy są ustandaryzowane, ale nadal brakuje im automatyzacji. Na poziomie zdefiniowany procesy są zautomatyzowane i powtarzalne. Wreszcie, na poziomie zoptymalizowany, procesy są stale monitorowane i ulepszane. 

Mierzenie dojrzałości procesowej 

Dojrzałość procesowa organizacji może być mierzona przy użyciu kombinacji analizy jakościowej i ilościowej. Analiza jakościowa obejmuje wywiady z interesariuszami oraz ocenę kultury i procesów organizacji. Analiza ilościowa obejmuje zbieranie danych na temat wydajności procesów oraz wykorzystanie narzędzi statystycznych do oceny dojrzałości procesów. 

Jaki jest poziom dojrzałości procesowej Twojej organizacji? 

Zachęcamy do zbadania dojrzałości procesowej organizacji i umówienia się na darmową konsultację!

Jako firma zarządzająca procesami zawsze szukamy skutecznych frameworków, które mogą pomóc w planowaniu i realizacji procesów. Jednym z nich jest model ICOM. 

ICOM to skrót od słów Input, Control, Output oraz Mechanism i jest to przydatne narzędzie do zrozumienia i optymalizacji szerokiego zakresu procesów biznesowych. Oto krótki przegląd każdego elementu: 

• Input (Wejścia): Jakie informacje lub zasoby są potrzebne do rozpoczęcia procesu? Mogą to być dane, materiały lub personel. 
• Control (Sterowanie): W jaki sposób proces będzie monitorowany i zarządzany? Może to obejmować środki kontroli jakości, narzędzia do zarządzania projektem lub inne metody. 

• Output (Wyjścia): Jaki jest pożądany wynik procesu? Może to być produkt, usługa lub po prostu wykonane zadanie. 
• Mechanism (Zasoby / Mechanizmy): W jaki sposób proces zostanie wykonany? Może to obejmować określone kroki lub przepływy pracy, narzędzia automatyzacji, niezbędne zasoby ludzkie, systemy informatyczne, np. MS Teams do przeprowadzenia telekonferencji. 

Dzieląc swoje procesy na te cztery kluczowe elementy, można łatwiej zidentyfikować obszary wymagające poprawy, usprawnić przepływy pracy i ostatecznie osiągnąć lepsze wyniki. 

Zapewne masz problemy z wieloma rozsypanymi procesami w Twojej organizacji i poukładaniem ich w kompletną i spójną całość? Mapa procesów może pomóc Ci w ich poukładaniu, a wizualizacja pozwoli nowym pracownikom szybciej wdrożyć się do organizacji. 

Mapa procesów to wizualne przedstawienie wszystkich procesów w organizacji i zależności pomiędzy nimi, która pomaga w zrozumieniu przyjętych sposobów działania firmy oraz identyfikację osób lub działów odpowiedzialnych za wykonanie działań. 

Mapa procesu zazwyczaj zaczyna się od wysokopoziomowego przeglądu procesów organizacji, po którym następuje połączenie procesów w zależności. Odkrywamy, który proces rozpoczyna naszą działalność — np. sprzedaż, identyfikujemy, które procesy łączą się w jakimś stopniu z księgowością — zazwyczaj jest to większość. Dla każdego procesu mapa zawiera takie informacje jak: 

– kto jest właścicielem procesu. 

– jakie narzędzia lub zasoby są potrzebne do właściwego wykonania procesu. 

– jaki powinien być oczekiwany rezultat prawidłowo wykonanego procesu. 

Mapa może również zawierać mierniki mierzące efektywność procesu, takie jak czas cyklu, poziom błędów czy przepustowość. Przy modelowaniu ogólnej mapy procesów pomijamy ścieżki negatywne — zostaną one przeanalizowane na dalszym etapie, na poziomie poszczególnych procesów. 

Kiedy mapa procesu jest już gotowa, można ją wykorzystać do zidentyfikowania obszarów, w których mogłaby zostać ulepszona. Na przykład, jeśli zidentyfikowane zostanie wąskie gardło, można podjąć kroki w celu jego wyeliminowania, takie jak dodanie większej ilości zasobów lub usunięcie niepotrzebnych zależności pomiędzy procesami. 

Instytucja NIZP PZH – PIB z sektora publicznego, dzięki przygotowaniu mapy procesów, liczącej blisko 80 procesów w 20 obszarach, była gotowa przejść transformację cyfrową swojej organizacji, zidentyfikować wszystkie procesy i wdrożyć system informatyczny obejmujący całą organizację. Dzięki lepszemu zrozumieniu procesów udało się zidentyfikować źródła dotychczasowych problemów i wprowadzić odpowiednie zmiany. 

Niezależnie od tego, czy pracujesz w służbie zdrowia, finansach, produkcji, czy jakiejkolwiek innej branży, zrozumienie omawianej techniki może być niezwykle cenną umiejętnością. Ucząc się, jak tworzyć i analizować mapy procesów, możesz stać się cennym nabytkiem dla swojej organizacji i pomóc w usprawnieniu procesów, które mają znaczący wpływ na wynik finansowy. 

Tak więc, jeśli nie jesteś jeszcze zaznajomiony z mapowaniem procesów, teraz jest czas, aby rozpocząć naukę. Natomiast, jeśli chciałbyś, aby ktoś pomógł Ci w stworzeniu mapy procesów w Twojej organizacji, zrobimy to dla Ciebie. 

Dlaczego wyznaczenie właścicieli procesów jest tak istotne? 

Właściciele procesów to nie tylko osoby odpowiedzialne za projektowanie, implementację i utrzymanie procesów, ale również kluczowi aktorzy zaangażowani w pełen cykl życia procesów. Odpowiadają oni za monitorowanie wydajności procesów, identyfikację obszarów wymagających ulepszeń oraz wdrażanie zmian, które prowadzą do podnoszenia jakości i efektywności. 

Jednak rola właścicieli procesów nie kończy się na prowadzeniu procesów. Dzięki nim organizacja może skupić się na osiąganiu kluczowych celów biznesowych, ponieważ to właściciele procesów są odpowiedzialni za ich efektywność. Właściciele procesów są również niezbędni dla kształtowania kultury organizacyjnej, promując podejście oparte na danych i wspierając podejmowanie decyzji opartych na faktach oraz wynikach procesów. 

Dlatego angażowanie właścicieli procesów w strukturę organizacyjną może przynieść pozytywny wpływ na zarządzanie zmianami. Dzięki ich wiedzy i doświadczeniu, są w stanie wykryć obszary wymagające ulepszeń oraz skutecznie kierować wprowadzaniem zmian. Obecność właścicieli procesów w organizacji pozwala również na lepsze zarządzanie ryzykiem i prewencję potencjalnych problemów. 

Podsumowując, właściciele procesów to kluczowe osoby w strukturze organizacji, które wpływają na różne aspekty jej działania. Implementacja procesów z dedykowanymi właścicielami to istotny krok na drodze do osiągnięcia efektywnej organizacji o wysokim poziomie dojrzałości procesowej. Zastanówmy się, czy w naszej organizacji właściciele procesów pełnią tak ważną rolę, jaką powinni. 

Notacja BPMN (Business Process Model and Notation) została stworzona z myślą o jednoznacznym przedstawianiu procesów biznesowych, tak aby zarówno eksperci IT, jak i osoby odpowiedzialne za biznes mogły je łatwo zrozumieć. Wykorzystując różne symbole i elementy graficzne, BPMN pozwala na precyzyjne modelowanie procesów oraz ich wizualizację. 

Będziemy omawiać poszczególne elementy notacji BPMN oraz tajniki jej zastosowania w praktyce.

BPMN składa się z trzech głównych rodzajów symboli:  

1. Aktywności – reprezentują zadania i prace wykonywane w procesie. Możemy wyróżnić dwa rodzaje aktywności: zadania (pojedyncze akcje) oraz podprocesy (złożone z kilku zadań).  

🔸 Zadania – prostokąty z zaokrąglonymi rogami, symbolizują konkretne czynności  

🔸 Podprocesy – prostokąty z zaokrąglonymi rogami i małym symbolem plusa, reprezentują grupę powiązanych zadań  

2. Zdarzenia – ilustrują ważne punkty w procesie, takie jak start, zakończenie lub wystąpienie jakiegoś warunku. Są trzy typy zdarzeń:  

🔸 Początkowe – okręgi z cienką linią obwodu, wskazują początek procesu  

🔸 Pośrednie – okręgi z podwójną linią obwodu, reprezentują zdarzenia mające miejsce w trakcie procesu  

🔸 Końcowe – okręgi z grubą linią obwodu, oznaczają zakończenie procesu  

3. Bramki – służą do kontrolowania przepływu procesów. Istnieją trzy podstawowe rodzaje bramek:  

🔸 Wykluczające (XOR) – romb z ikoną „X”, umożliwiają wybór tylko jednej z kilku ścieżek przepływu  

🔸 Równoległe (AND) – romb z ikoną „+”, pozwalają na równoczesne wykonywanie kilku ścieżek przepływu  

🔸 Niewykluczające (OR) – romb z ikoną „O”, pozwalają na wybór jednej lub kilku ścieżek przepływu  

Wszystkie powyższe symbole zostały umieszczone w przykładowym procesie realizacji zamówienia który widzicie na obrazku.  

W BPMN aktywności odgrywają kluczową rolę w modelowaniu procesów biznesowych, ponieważ reprezentują prace wykonywane przez uczestników procesu. Wyróżniamy dwa główne rodzaje aktywności: zadania i podprocesy. 

1. Zadania – to pojedyncze akcje, które są wykonywane w ramach procesu. Zadania są przedstawione jako prostokąty z zaokrąglonymi rogami. Niektóre przykłady zadań to: „Przygotowanie oferty”, „Wysyłka produktu” czy „Obsługa reklamacji”. 

2. Podprocesy – to złożone aktywności, które składają się z kilku zadań. Podprocesy są przedstawione jako prostokąty z zaokrąglonymi rogami i małym symbolem plusa. Podprocesy można rozwinąć, aby pokazać szczegółowe kroki wewnętrzne. Przykładem podprocesu może być „Przygotowanie zamówienia do wysyłki”, który składa się z zadań takich jak „Spakowanie zamówienia” i „Etykietowanie zamówienia”. 

🔍 W praktyce decyzja o tym, czy użyć zadania czy podprocesu, zależy od poziomu szczegółowości, na jakim chcemy przedstawić dany proces. Zadania są bardziej odpowiednie dla prostych procesów lub gdy chcemy skupić się na kluczowych krokach. Podprocesy natomiast pozwalają na modelowanie bardziej złożonych procesów, gdzie ważne jest ukazanie hierarchii i zależności między różnymi krokami. 

✨ Przykład wyboru między zadaniem a podprocesem: Załóżmy, że modelujemy proces „Realizacja zamówienia” dla sklepu internetowego. Jeśli chcemy się skupić na kluczowych krokach tego procesu, możemy użyć zadania o nazwie „Weryfikacja płatności”. Jeśli jednak chcemy pokazać szczegółowe kroki związane z weryfikacją płatności, takie jak „Sprawdzenie danych płatności”, „Autoryzacja płatności” i „Potwierdzenie płatności”, możemy zastosować podproces o nazwie „Weryfikacja płatności”, który zawiera te trzy zadania wewnątrz.  

W BPMN zdarzenia są niezbędnymi elementami w modelowaniu procesów biznesowych, ponieważ reprezentują momenty, w których procesy zaczynają się, kończą lub przechodzą przez zmiany. Wyróżniamy trzy główne rodzaje zdarzeń: 

1. Zdarzenia początkowe – to zdarzenia, które uruchamiają proces. Są przedstawione jako okręgi wypełnione kolorem. Przykłady zdarzeń początkowych to: „Otrzymanie zamówienia” czy „Zgłoszenie wniosku”. 

2. Zdarzenia pośrednie – to zdarzenia, które występują w trakcie realizacji procesu i wpływają na jego przebieg. Są przedstawione jako okręgi z podwójnym obramowaniem. Przykłady zdarzeń pośrednich to: „Otrzymanie wiadomości e-mail” czy „Wykonanie zadania o określonym czasie”. 

3. Zdarzenia końcowe – to zdarzenia, które oznaczają zakończenie procesu lub ścieżki procesowej. Są przedstawione jako okręgi z grubym, czarnym obramowaniem. Przykłady zdarzeń końcowych to: „Zakończenie realizacji zamówienia” czy „Zamknięcie reklamacji”. 

🔍 W praktyce zdarzenia są kluczowe dla zrozumienia, jak procesy są inicjowane, jak przebiegają i jak się kończą. Zdarzenia pozwalają na modelowanie interakcji między procesami oraz wpływają na przepływ pracy w modelu BPMN. 

✨ Przykład użycia zdarzeń w modelu BPMN: Załóżmy, że modelujemy proces „Obsługa reklamacji” dla sklepu internetowego. W tym przypadku możemy użyć zdarzenia początkowego „Zgłoszenie reklamacji”, zdarzeń pośrednich takich jak „Otrzymanie dokumentacji” czy „Decyzja o przyjęciu reklamacji”, oraz zdarzenia końcowego „Zamknięcie reklamacji” w celu przedstawienia pełnego przebiegu procesu. 

W BPMN bramki są kluczowymi elementami modelowania procesów biznesowych, ponieważ pozwalają na kontrolowanie przepływu pracy między różnymi elementami, takimi jak aktywności czy zdarzenia. Wyróżniamy trzy główne rodzaje bramek: 

1. Bramki wykluczające (XOR) – są używane, gdy tylko jedna z wielu ścieżek może być wykonana w danym momencie. Bramki wykluczające są przedstawione jako diamenty z symbolem „X” w środku. Przykładem użycia bramki wykluczającej może być decyzja, czy przyjąć, czy odrzucić reklamację. 

2. Bramki równoległe (AND) – są używane, gdy kilka ścieżek może być wykonanych równocześnie. Bramki równoległe są przedstawione jako diamenty z symbolem „+” w środku. Przykładem użycia bramki równoległej może być jednoczesne przygotowanie i pakowanie produktów w magazynie. 

3. Bramki niewykluczające (OR) – są używane, gdy jedna lub więcej ścieżek może być wykonana, ale niekoniecznie równocześnie. Bramki niewykluczające są przedstawione jako diamenty z symbolem „O” w środku. Przykładem użycia bramki niewykluczającej może być różnorodność działań marketingowych, z których można wybrać jedną lub więcej opcji. 

🔍 W praktyce bramki pozwalają na modelowanie złożonych procesów biznesowych z różnorodnymi ścieżkami i decyzjami. Bramki wpływają na sposób, w jaki zadania są wykonywane i w jaki sposób procesy są koordynowane. 

✨ Przykład użycia bramek w modelu BPMN: Załóżmy, że modelujemy proces „Przygotowanie oferty dla klienta”. W tym przypadku możemy użyć bramki wykluczającej po zadaniu „Analiza potrzeb klienta” w celu wyboru jednego z dwóch zadań: „Przygotowanie oferty standardowej” lub „Przygotowanie oferty indywidualnej”. Następnie możemy zastosować bramkę równoległą, aby jednocześnie rozpocząć „Opracowanie harmonogramu” i „Wycena projektu”. Na koniec możemy użyć bramki niewykluczającej, aby połączyć te ścieżki i zakończyć proces, umożliwiając wybór opcji „Wysłanie oferty e-mailem”, „Wysłanie oferty pocztą” lub realizację obu opcji. 

W BPMN przepływy są kluczowymi elementami modelowania procesów biznesowych, ponieważ pokazują, jak przechodzi się od jednego elementu do drugiego. Oto trzy główne typy przepływów: 

1. Przepływ sekwencyjny – jest używany, gdy jedno zadanie następuje bezpośrednio po innym. Przepływy sekwencyjne są zwykle przedstawiane jako strzałki łączące dwa elementy. Przykładem użycia przepływu sekwencyjnego może być przejście od „Analizy potrzeb klienta” do „Przygotowania oferty”. 

2. Przepływ komunikatu – jest używany, gdy dwa oddzielne procesy lub uczestnicy muszą komunikować się między sobą. Przepływy komunikatów są zazwyczaj przedstawiane jako przerywane linie ze strzałką na jednym końcu. Przykładem użycia przepływu komunikatu może być wysłanie informacji o złożeniu zamówienia od klienta do działu sprzedaży. 

3. Przepływ asocjacyjny – jest używany, aby pokazać związki między informacjami a innymi elementami procesu. Przepływy asocjacyjne są zazwyczaj przedstawiane jako przerywane linie bez strzałek. Przykładem użycia przepływu asocjacyjnego może być powiązanie dokumentu z danym zadaniem, na przykład „Dokument wniosku” z zadaniem „Ocena wniosku”. (Nazwa przepływ asocjacyjny jest “książkowa”. W praktyce spokojnie możemy zastąpić ją nazwą “przepływ danych”, która również będzie rozumiana przez osoby znające BPMN) 

🔍 W praktyce, przepływy pozwalają na modelowanie złożonych procesów biznesowych z różnorodnymi interakcjami i zależnościami. Przepływy wpływają na sposób, w jaki zadania są sekwencyjnie łączone, jak procesy komunikują się między sobą, oraz jak informacje są powiązane z różnymi elementami procesu. 

✨ Przykład użycia przepływów w modelu BPMN: Załóżmy, że modelujemy proces „Zamawianie produktu przez klienta”. W tym przypadku możemy użyć przepływu sekwencyjnego, aby pokazać, że po „Wyborze produktu” następuje „Dodanie produktu do koszyka”. Następnie możemy zastosować przepływ komunikatu, aby pokazać, że informacja o złożeniu zamówienia jest wysłana od klienta do działu sprzedaży. Na koniec możemy użyć przepływu asocjacyjnego, aby pokazać, że „Dane klienta” są powiązane z zadaniem „Wysyłka produktu”. 

Artefakty w BPMN służą do udoskonalania czytelności modelu procesu poprzez dodanie dodatkowych informacji, które nie wpływają bezpośrednio na przepływ sekwencyjny. Oto trzy główne typy artefaktów: 

1. Obiekty danych – są używane do reprezentowania informacji, które są wymagane lub produkowane przez działania w procesie. Obiekty danych są zazwyczaj przedstawiane jako prostokąty z zagiętym prawym górnym rogiem. Przykładem użycia obiektu danych może być „Umowa o pracę” w procesie „Onboarding pracownika”. 

2. Grupy – są używane do wizualnej organizacji lub kategoryzacji elementów procesu, które mają coś wspólnego. Grupy są przedstawiane jako przerywane prostokątne kontury. Przykładem użycia grupy może być „Szkolenie początkowe”, które zawiera kilka zadań w procesie „Onboarding pracownika”. 

3. Adnotacje – są używane do dodawania dodatkowych informacji lub wyjaśnień do modelu. Adnotacje są przedstawiane jako prostokątne tekstowe pola z liniami łączącymi je z odpowiednimi elementami procesu. Przykładem użycia adnotacji może być wyjaśnienie szczegółów zadania „Ustalenie wynagrodzenia” w procesie „Onboarding pracownika”. 

🔍 W praktyce, artefakty pomagają w zrozumieniu procesu przez dodanie dodatkowych informacji, które nie wpływają bezpośrednio na przepływ sekwencyjny, ale pomagają w zrozumieniu, jak proces działa. 

✨ Przykład użycia artefaktów w modelu BPMN: Załóżmy, że modelujemy proces „Onboarding pracownika”. W tym przypadku możemy użyć obiektu danych „Umowa o pracę”, który jest wynikiem zadania „Sporządzenie umowy o pracę”. Następnie możemy zastosować grupę „Szkolenie początkowe”, aby zgrupować zadania, takie jak „Szkolenie z zakresu BHP” i „Szkolenie z zakresu procedur firmy”. Na koniec możemy użyć adnotacji, aby wyjaśnić szczegóły zadania „Ustalenie wynagrodzenia”, na przykład, że wymaga ono zatwierdzenia przez dział HR.